총학생회 AI 문서 검색 완벽 가이드
RAG 기술로 3년치 기록 관리

🔍 총학생회 문서 관리의 현실

총학생회에서 일하다 보면 이런 상황이 너무 익숙합니다.

• "작년 축제 예산 얼마였지?" → 구글 드라이브 폴더 10개 뒤적거림
• "이 공약 진행 상황이 어떻게 됐지?" → 선배한테 카톡으로 물어봄
• "학생지원팀 공문 양식 어디있어?" → 2시간 검색 후 결국 새로 작성

매년 집행부가 바뀌고, 졸업하고, 연락이 끊기면서 총학생회의 '기억'은 점점 사라집니다. 3년 전 문서? 존재하는지조차 모릅니다.

🧠 RAG 기술이란?

RAG(Retrieval-Augmented Generation)는 AI가 질문에 답변할 때, 단순히 학습된 지식만 사용하는 게 아니라 실제 문서를 검색해서 참고하는 기술입니다.

기존 AI와 RAG의 차이

쉽게 말해, RAG는 "AI에게 우리 총학 문서들을 읽혀놓고, 필요할 때 찾아서 답변하게 하는 것"입니다.

💬 실제 사용 예시

Asso AI의 문서 검색 기능을 사용하면 이렇게 됩니다.

📋 이런 질문들이 가능합니다

💰 예산·정산 관련

• "2023년 학생회비 총액이 얼마야?"
• "작년 축제 무대 설치 비용 얼마 들었어?"
• "동아리 지원금 배분 기준이 어떻게 돼?"
• "예비비 사용 내역 보여줘"

📝 회의·결정사항 관련

• "학생회관 리모델링 언제 결정됐어?"
• "통학버스 노선 변경 논의된 회의 찾아줘"
• "지난 학기 안건 중 보류된 것들 뭐가 있어?"
• "○○ 관련 결정이 언제 내려졌어?"

🎯 공약·프로젝트 관련

• "전임 회장 공약 중 완료된 거 뭐야?"
• "장학금 확대 공약 진행 상황 알려줘"
• "학생 편의시설 관련 진행 중인 프로젝트 있어?"

📄 공문·양식 관련

• "학생지원팀에 보낸 공문 양식 찾아줘"
• "외부 업체 계약서 양식 있어?"
• "행사 협찬 요청 공문 예시 보여줘"

🚀 시작하는 방법

🎯 활용 시나리오

시나리오 1: 인수인계 시즌

새 집행부가 들어왔을 때, 3년치 문서를 전부 읽을 수는 없습니다. AI 검색으로 필요한 정보만 빠르게 찾아보세요.

• "전임 회장이 못 끝낸 공약 뭐야?"
• "진행 중인 프로젝트 현황 알려줘"
• "외부 파트너/협약 리스트 보여줘"

시나리오 2: 감사 시즌

감사위원회나 학생지원팀에서 자료 요청이 왔을 때, 흩어진 문서를 일일이 찾지 않아도 됩니다.

• "2024년 예산 항목별 집행 내역"
• "학생회비 사용 내역 전체 요약"
• "행사별 수입/지출 정리해줘"

시나리오 3: 일상 업무

회의 중, 공문 작성 중, 학생 문의 대응 중에도 빠르게 정보를 찾을 수 있습니다.

• "이 안건 전에 논의된 적 있어?"
• "비슷한 공문 보낸 적 있어?"
• "작년에 이 행사 어떻게 진행했어?"

🔐 보안과 프라이버시

학생자치 데이터는 민감합니다. Asso AI는 다음과 같은 보안 원칙을 따릅니다.

• 조직별 데이터 분리: A 총학은 B 총학 데이터에 절대 접근할 수 없습니다.
• 역할 기반 권한: 회장/부회장/국장/일반 부원별로 열람 범위가 다릅니다.
• 검색 로그 기록: 누가 무엇을 검색했는지 추적 가능합니다.
• 데이터 삭제권: 언제든 업로드한 문서의 완전 삭제를 요청할 수 있습니다.

🔗 Coming Soon: 외부 서비스 연동

총학생회 데이터는 한 곳에만 있지 않습니다. 카카오톡 단톡방, 슬랙, 노션, 구글 드라이브에 흩어져 있죠. Asso AI는 이 모든 데이터를 자동으로 수집하고 연결하는 AI 에이전트 기능을 준비하고 있습니다.

연동 예정 서비스

AI 에이전트의 가능성

단순히 데이터를 수집하는 것을 넘어, AI 에이전트는 이런 일들을 자동으로 수행합니다:

• 🔄 자동 수집: 새로운 대화나 문서가 생기면 자동으로 RAG에 추가
• 🧩 맥락 연결: "이 안건은 3주 전 카톡에서 먼저 논의됐어요" 처럼 출처 간 연결
• 📊 자동 요약: 매주/매월 주요 논의 내용을 요약 리포트로 생성
• 🔔 스마트 알림: "인수인계에 필요한 자료가 정리됐습니다" 자동 알림

더 이상 "그거 누가 알아?", "그 파일 어디있지?" 하지 않아도 됩니다. AI가 총학생회의 모든 기억을 연결하고 정리해드립니다.